Hysbysiad Preifatrwydd Chwaraeon Anabledd Cymru

Adrannau:

Cyflwyniad
1. Eich gwybodaeth: O ble mae’n dod?
2. Eich gwybodaeth: am beth rydym yn gofyn, ar gyfer beth fyddwn yn ei defnyddio, a pham rydym yn gofyn amdani?
3. Gyda phwy rydym yn rhannu eich gwybodaeth?
4. Trosglwyddo Eich Gwybodaeth yn Rhyngwladol 
5. Am Faint Rydym yn Cadw Eich Gwybodaeth?
6. Hawliau unigol

Cyflwyniad  

Mae’r Polisi Preifatrwydd hwn yn berthnasol i bob cyflogai, Cyfarwyddwr, tiwtor, gwirfoddolwr, ymgynghorydd, myfyriwr profiad gwaith/ar leoliad a hyfforddwr yn Chwaraeon Anabledd Cymru.

Mae eich preifatrwydd chi’n eithriadol bwysig i ni, felly rydym eisiau i chi wybod pa fath o wybodaeth yn union rydym yn ei chasglu amdanoch, a sut rydym yn ei defnyddio. 

Mae Chwaraeon Anabledd Cymru’n addo’r canlynol:

• Parchu a gofalu am yr holl ddata personol rydych chi’n eu rhannu gyda ni neu sy’n cael eu rhannu gyda ni gan sefydliadau eraill.  
• Eu cadw’n ddiogel bob amser. 
• Bod yn glir ynghylch pryd rydym yn casglu eich data, ar gyfer beth fyddwn yn eu defnyddio, a pheidio â gwneud unrhyw beth na fyddech yn ei ddisgwyl i ni ei wneud yn rhesymol â hwy. 
• Peidio byth â gwerthu eich data personol i sefydliadau eraill, a dim ond o dan amgylchiadau priodol, cyfreithiol neu eithriadol y byddwn yn eu rhannu. 

Rydym wedi datgan yr holl fanylion isod.

Rhowch amser i ddarllen a deall y polisi hwn os gwelwch yn dda. Os hoffech i ni ddarparu’r wybodaeth hon mewn fformat arall, hwylusach, cysylltwch â ni ar 0300 300 3115 neu ar e-bost office@disabilitysportwales.com

1.  Eich gwybodaeth: O ble mae’n dod?

Fel cyflogai, Cyfarwyddwr, gwirfoddolwr, ymgynghorydd, myfyriwr profiad gwaith/ar leoliad, neu hyfforddwr yn Chwaraeon Anabledd Cymru, byddwn yn gofyn i chi ddarparu rhywfaint o wybodaeth amdanoch eich hun naill ai cyn i chi ddechrau gweithio i ni neu tra rydych yn gweithio gyda ni.            

Ystyr ‘gweithio’ yn y cyswllt hwn yw rhywbeth rydych chi naill ai’n cael tâl amdano, neu’n ei wneud fel gwirfoddolwr gwerthfawr, ar ein rhan. Fel rheol, byddwn yn cael yr wybodaeth:

• Gennych chi

  E.e:

  • ffurflen gofrestru, neu ffurflen gais sydd ar ein gwefan ni efallai (a chi’n ei llenwi neu’n ei lawrlwytho), neu

  • rhywbeth rydych yn gofyn i ni anfon atoch chi pan rydych yn ein ffonio, yn anfon e-bost atom neu’n tecstio

  • gwybodaeth rydych yn ei rhoi i ni pan rydych yn gwirfoddoli neu’n cael eich talu i fod yn rhan o ddigwyddiad rydym yn ei gefnogi (digwyddiad cyfres insport, cynhadledd, ac ati)
    ​​​​

• Gan berson neu sefydliad arall

  E.e:

  • eich cyflogwr diwethaf mewn geirda (os ydych chi wedi gwneud cais am weithio gyda ni),

  • gan asiantaeth gwirio cefndir (fel y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd (DBS)), neu

  • gan drefnydd digwyddiad annibynnol (yr ydych chi wedi rhoi eich caniatâd iddo rannu eich data gyda ni. Cofiwch edrych ar ei Bolisi Preifatrwydd, fel eich bod yn deall sut bydd yn rhannu eich data)
     

• Ar ein gwefan neu apiau (‘Safleoedd’)

  E.e:

  • Cwcis ar ein gwefan (ffeiliau testun bach ydi’r rhain mae Safleoedd yn eu trosglwyddo i’ch cyfrifiadur (neu ffôn neu ddyfais dabled). Maent yn gwneud rhyngweithio gyda gwefan yn haws ac yn gyflymach, ond hefyd yn dweud wrthym pa fath o ddyfais rydych chi’n ei defnyddio, a chan ddibynnu ar y gosodiadau, gallant ddarparu gwybodaeth i ni, gan gynnwys pa fath o ddyfais ydyw, y system weithredu, gosodiadau eich dyfais, a pham mae nam arno. Mae’r wybodaeth hon yn ein helpu ni i ddeall sut mae pobl yn defnyddio ein gwefan a sut i’w gwneud yn well.               
     

• O wybodaeth gyhoeddus

  E.e:

  • gwefannau Tŷ’r Cwmnïau neu’r Comisiwn Elusennau

  • gwybodaeth sydd wedi’i chyhoeddi mewn papur newydd neu erthygl

2. Eich gwybodaeth: am beth rydym yn gofyn, ar gyfer beth fyddwn yn ei defnyddio, a pham rydym yn gofyn amdani?

Dim ond am wybodaeth y mae arnom ei hangen i ddarparu’r gwasanaeth, yr wybodaeth neu’r gweinyddu rydych wedi gofyn amdano y byddwn yn gofyn.

Os byddwn yn casglu neu’n defnyddio gwybodaeth gan blant, byddwn bob amser yn ceisio gwneud hynny mewn ffordd sy’n briodol i oedran y plentyn. Os yw plentyn yn iau nag 16 oed, byddwn yn gofyn am ganiatâd rhiant neu warcheidwad cyn casglu ei wybodaeth.             

O dan y ddeddfwriaeth diogelu data, rhaid i ni gael sail gyfreithiol ddilys ar gyfer defnyddio eich gwybodaeth bersonol, felly rydym wedi datgan ar gyfer beth fyddwn yn defnyddio eich gwybodaeth, a’r seiliau cyfreithiol y byddwn yn dibynnu arnynt, yn y tablau:

Tabl 2.1: Darparu gwybodaeth sylfaenol

Tabl 2.2: Darparu gwybodaeth recriwtio

Tabl 2.3: Darparu gwybodaeth ar gyfer Gwaith gyda Thâl

Tabl 2.4: Darparu gwybodaeth ar gyfer Gwaith Gwirfoddol (heb dâl)                   

Tabl 2.5:       Darparu Data Personol Categori Arbennig

Rydym yn defnyddio’r data personol categori arbennig sydd gennym amdanoch chi at sawl diben gwahanol, ac rydym yn eu rhestru isod. Mae’r gyfraith diogelu data’n ein gwahardd ni rhag prosesu unrhyw ddata personol categori arbennig oni bai ein bod yn gallu bodloni o leiaf un o’r amodau sydd wedi’u nodi yn y gyfraith diogelu data. Hefyd rydym yn datgan isod yr amodau penodol rydym yn dibynnu arnynt wrth brosesu data categori arbennig.              

Ni fyddwn yn prosesu eich gwybodaeth sensitif neu gategori arbennig fel arall oni bai eich bod wedi rhoi caniatâd penodol i ni wneud hynny. Nid ydym yn cynnal unrhyw broffilio neu benderfyniadau awtomatig mewn perthynas â chi. 

3. Gyda phwy rydym yn rhannu eich gwybodaeth?

dro i dro, bydd rhaid i ni rannu eich gwybodaeth â phobl a sefydliadau allanol. Dim ond os oes gennym sail gyfreithiol neu gyfreithlon ar gyfer gwneud hynny y byddwn yn gweithredu, a chan gydymffurfio â’n rhwymedigaethau o dan y gyfraith diogelu data. 

Efallai y caiff eich gwybodaeth ei datgelu i’r canlynol:

• Cyllid a Thollau Ei Mawrhydi (CThEM) mewn perthynas â’ch cyflog a’ch manteision
• Banciau a sefydliadau ariannol eraill (Barclays) mewn perthynas â’ch cyflog a’ch manteision
• Darparwyr pensiynau (Scottish Widows neu eich darparwr pensiwn preifat) ar gyfer darparu a gweinyddu eich pensiwn
• Darparwr y gyflogres (HSJ Accountants) i alluogi i ni dalu i chi
• Pobl eraill sy’n ein helpu ni i ddarparu ein gwefan a’r rhwydwaith WIFI mewnol, maent yn cynnwys arbenigwyr technoleg gwybodaeth sy’n cynllunio ac yn gofalu am ein gwefan (Spindogs, Logic Software, Pinnacle TeleCommunications, Atebion Technoleg Chwaraeon Cymru)
• Ein hyswirwyr a’n gwerthwyr yswiriant (Antur Insurance (rhan o Towergate)) sy’n darparu yswiriant cynhwysfawr i ni rhag risgiau rhedeg busnes                 
• Cyrff proffesiynol a rheoleiddwyr fel y Comisiwn Elusennau a Thŷ’r Cwmnïau         
• Ein cynghorwyr proffesiynol gan gynnwys ein cyfrifwyr (Fairfax Financial Management), Archwilwyr (Broomfield Alexander), Cyfreithwyr (Dolmans) neu gwmni Cysylltiadau Cyhoeddus (PRFect a LloydBell) pan maent yn rhoi cyngor proffesiynol i ni                  
• Iechyd Galwedigaethol a gweithwyr meddygol proffesiynol eraill gan gynnwys sefydliadau lles a chymdeithasol i roi eu barn meddygol i ni am unrhyw gyflwr meddygol, salwch neu anabledd sydd gennych chi neu y byddwch yn ei ddatblygu yn ystod eich cyflogaeth/cyswllt (Adran Gwaith a Phensiynau)
• Yr Heddlu, awdurdodau lleol, y llysoedd ac unrhyw awdurdod arall gan y llywodraeth os byddant yn gofyn i ni wneud hynny (ond dim ond os yw gwneud hynny’n gyfreithlon i ni).
• Pobl eraill sy’n gwneud cais am fynediad at bwnc (os oes gennym ganiatâd i wneud yn ôl y gyfraith).
• Achwynwyr (os yw hyn yn angenrheidiol er mwyn ymateb i unrhyw gwynion a dderbynnir).
• Os oes gennym ddyletswydd gyfreithiol i wneud hynny, e.e. i gydymffurfio â gorchymyn llys
• Darpar gyflogwyr fel ymateb i geisiadau am eirda       
• Sefydliadau addysgol, cyrff arholi, darparwyr cyrsiau mewn perthynas ag unrhyw hyfforddiant rydych yn ymgymryd ag ef neu wedi ymgymryd ag ef
• Darparwyr gwasanaethau marchnata sy’n gwneud gweithgareddau marchnata ar ein rhan (MailChimp a Survey Monkey)
• Eich teulu neu eich cynrychiolwyr
• Cyrff Rheoli Chwaraeon Eraill yng Nghymru ac efallai’r DU mewn perthynas â hyfforddi, cymryd rhan, cystadlu neu wirfoddoli                     

4. Trosglwyddo Eich Gwybodaeth yn Rhyngwladol 

Nid ydym yn ymwybodol ein bod yn trosglwyddo unrhyw ran o’ch data personol y tu allan i Ardal Economaidd Ewrop. Efallai y bydd achlysuron pryd bydd yn angenrheidiol rhannu eich gwybodaeth â sefydliadau rhyngwladol (e.e. pan rydych yn teithio i gystadleuaeth neu ddigwyddiad rhyngwladol). Ar achlysuron fel hyn, byddwn yn eich cynnwys ym mhopeth fyddwn yn ei wneud.

5. Am Faint Rydym yn Cadw Eich Gwybodaeth?

I wneud yn siŵr ein bod yn bodloni ein rhwymedigaethau preifatrwydd a diogelu data cyfreithiol, dim ond am gyn hired ag y mae arnom ei hangen at ddibenion ei sicrhau yn y lle cyntaf y byddwn yn cadw eich gwybodaeth.

Edrychwch ar Atodlen Cadw Gwybodaeth ChAC am ragor o wybodaeth.

6. Hawliau unigol 

Mae deddfwriaeth diogelu data’n rhoi sawl hawl wahanol i unigolion mewn perthynas â’u data. Er enghraifft, mae gennych hawl i ofyn i ni a oes gennym wybodaeth amdanoch chi ac, os felly, i ni roi rhai manylion penodol am yr wybodaeth honno a/neu’r wybodaeth ei hun i chi. Yr enw cyffredin ar yr hawl yma yw “cais am fynediad at bwnc”.  Mae rhai eithriadau ac amodau’n berthnasol i’r hawl hon.

Mae hawliau eraill y gallwch eu hymarfer hefyd efallai, fel yr hawl i gael cywiro data personol anghywir, gwrthwynebu prosesu data personol, gwrthwynebu marchnata uniongyrchol, dileu data personol neu gyfyngu ar brosesu eich data personol, yn ogystal â’r hawl i wneud data electronig yn symudol. Mae’r hawliau hyn i gyd yn ddarostyngedig i amodau ac eithriadau penodol.  

Os ydych yn dymuno ymarfer unrhyw rai o’r hawliau hyn neu gael rhagor o wybodaeth am yr hawliau, cysylltwch â Fiona Reid

tel 07870 131766
email fiona.reid@disabilitysportwales.com